Возврат товара - обычная или корректировочная счет-фактура?

Порядок оформления счетов-фактур при возврате товара определяется в зависимости от того, принят товар к учету покупателем или нет.

Возврат товара, если он принят к учету

Если на дату возврата товар оприходован, возврат покупателем товара признается обратной реализацией. В таком случае покупатель, если он является плательщиком НДС, должен выставить продавцу счет-фактуру (письма Минфина РФ от 29.11.2013 № 03-07-11/51923, от 10.08.2012 № 03-07-11/280).

Возврат товара, если он не принят к учету

Если же покупатель возвращает, не принятый на учет товар, или часть товара, продавцу нужно оформить корректировочный счет-фактуру. В этом случае покупатель (письмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48):

Регистрирует в книге покупок первоначальный «отгрузочный» счет-фактуру только на стоимость тех товаров, которые приняли к учету;
Полученный от продавца КСФ не регистрирует ни в книге покупок, ни в книге продаж. Продавец свой экземпляр корректировочного счета-фактуры регистрирует в книге покупок и корректирует НДС, подлежащий уплате в бюджет на сумму налога от стоимости возвращенных заготовок, принимаемого к вычету.

Возврат товара, связанного с пересортицей

Если покупатель выявил и принял пересортицу, необходимо оформить корректировочный счет-фактуру. При этом, у поставщика есть два варианта оформления корректировочного счета-фактуры к одному первоначальному (письмо Минфина России от 17.11.2016 № 03-07-09/67407):

выставить один корректировочный счет-фактуру, увеличив количество одних товаров и уменьшив количество других;
выставить два корректировочных счета-фактуры. В первом увеличить количество товаров, которых было отгружено больше, чем требовалось. Во втором уменьшить количество тех товаров, которых поставщик привез меньше. Ведомство объясняет свой вывод тем, что в правилах составления корректировочных счетов-фактур нет никаких особенностей заполнения документов для такого случая.

Возврат товара неплательщиком НДС

Если продавец и покупатель применяют спецрежимы, счета-фактуры при реализации и возврате не оформляются, записи в книге покупок и продаж не производятся.

Если продавец находится на ОСНО, а товар реализовал компании, не являющейся плательщиком НДС, то при возврате покупателем товаров (как принятых, так и не принятых им на учет) поставщику необходимо оформить корректировочный счет-фактуру на стоимость товара, возвращаемого покупателем и зарегистрировать его в книге покупок. При регистрации поставщиком корректировочного счета-фактуры, составленного при возврате товаров от покупателя - неплательщика НДС (кроме физических лиц), в графе 2 книги покупок поставщика отражается код операции 16. Таким образом, продавец регистрирует один и тот же счет-фактуру дважды: первый раз - в книге продаж с кодом КВО 01 или 26, второй раз — в книге покупок с кодом КВО 16.

Возврат товара физическим лицом

При реализации товаров, работ или услуг физическим лицам за наличный расчет, поставщик — плательщик НДС вправе не выставлять им счета-фактуры. Об этом говорится в пункте 7 статьи 168 НК РФ. В этом случае в книге продаж можно зарегистрировать контрольно-кассовую ленту.